第一章  总  则
 

第一条  为适应学校公文处理工作需要，推进公文处理工作进一步科学化、制度化、规范化，根据国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）和《重庆市党政机关公文处理工作细则》（渝委办发〔2016〕2号）等文件相关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于重庆财经学院及校内所属各单位（以下简称校内各单位）公文处理工作。

第三条  学校公文是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。

第四条  公文处理指公文拟制、办理、管理、立卷和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校党政办公室主管以学校党委、行政名义制发的各类公文，并负责对校内各单位公文处理进行业务指导和督促检

查。

第七条 全校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，由专人负责。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。

第八条 全校各单位应当积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统（以下简称OA系统）进行。  

第二章  公文种类

第九条  适用于学校的党政公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复

上级的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。学校的下行公文，发文机关标志由发

文机关全称加 “文件”二字组成；学校的上行公文或平行公文，发文机关标志使用发文机关全称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般来说，公文标题要尽量简短，标题中全文引用的法律、法规、规章名称应加书名号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（十）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xxx”）;附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文需附注联系人及联系方式。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704-2012执行。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条  公文用纸幅面采用国际标准 A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，严格控制篇幅，注重针对性和可操作性。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。行文方向分为上行文、下行文和平行文。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十六条 除学校党政办公室以外的各二级单位不得对外正式行文。

第十七条  向上级机关行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（三）请示应当一文一事。请示的问题如涉及其他单位，主办单位应主动与有关单位协商后取得一致意见后行文请示。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不应出现“请批复”“请审批”等字样。

（四）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十八条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）确保在发文机关的职权范围之内，涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间应协商一致，再行发文；单位之间未协商一致的，不得行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（二）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十九条 党务和政务工作原则上应当分别行文，必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第二十条  向校内各单位行文，一般使用决定、通知、通报、意见、批复等文种。

第二十一条 向不相隶属的单位行文，为平行文，主要使用函、通知、意见等文种。

第五章  公文拟制

第二十二条  学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十三条 学校公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准

确、文字精炼、标点正确。

（四）文种正确、格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）一般文稿，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项就由谁起草文稿。带有方针政策性或问题复杂的重要公文，由集体研究提出方案后指定专人拟稿。

（七）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，协商一致后再起草文稿。

（八）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十四条 学校公文文稿应由拟稿单位负责人审核；以学校名义对外发出的公文由拟稿单位负责人初核，学校党政办公室负责人复核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合学校的相关规定；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十五条 经学校党政办公室审核不宜发文的，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十六条 学校公文由业务单位承办人员拟稿，拟稿完成后一般应通过OA系统填写公文签发文稿纸（特殊情况可采用线下纸质形式签发），并按规定填写发文稿纸“信息公开”“缓急”等相关栏目，涉密公文需按相关规定拟定密级。业务单位负责人须审核签字，由学校党政办公室审核、报送学校主要负责人或分管校领导签批后，统一编号行文。业务单位负责人未审核签字的，不得送学校党政办公室；未经学校党政办公室审核的文稿，不得送校领导签发。

第二十七条 签发。

（一）以学校名义制发的上行文，以学校党委名义发出的公文由拟稿单位负责人请示学校党委书记签发；以学校行政名义发出的公文由拟稿单位负责人请示校长签发；涉及多个单位职权范围的公文，须由牵头单位负责人请示相关校领导审签。以学校名义制发的下行文或平行文，一般公文由分管校领导签发，重要公文由主要党政领导或授权分管领导签发。

（二）以学校二级单位名义发出的公文，由二级单位负责人请示分管校领导签发。

第六章  公文办理

第二十八条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十九条  学校收文办理的主要程序是：

（一）签收。主送学校的各类文电须经学校党政办公室统一签收、登记、审核并组织运转；各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级单位文件，送交学校党政办公室运转。学校党政办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。    

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。  

（四）批办。批办性公文应根据来文内容，由学校党政办公室呈主管校领导批示后分送给有关单位办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位，紧急公文应明确承办期限。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。

（五）传阅。需要传阅的公文，学校党政办公室应根据文件规定的阅读范围或校领导批示，安排传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）承办。承办单位对学校党政办公室交办的公文应签收、登记，并及时送单位负责人阅处。如发现错转或错批，应及时将公文退还学校党政办公室，不得擅自转送其他单位。  

（七）催办。已由校领导批办的公文，学校党政办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况。文秘部门要负责催办，做到机要公文一对一催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（八）答复。承办单位或承办人接文后，公文的办理结果应当及时答复来文单位。

第三十条  学校发文办理主要程序是：

（一）复核。印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。

（二）登记。

1.根据文件级别，由学校党政办公室或二级发文单位进行发文编号。

2.发文登记内容包括：日期、文号、拟稿单位、拟稿人、签发人、公文标题、主送机关等。

（三）印制。非涉密公文在校园网、OA系统内予以公布，确需印制的公文，由拟稿单位根据需要确定印制份数和发放范围。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）用印。需要用印的，印章要求盖在发文日期中间偏上的位置，要求上不压正文，下压日期，端正、清晰。

（五）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后按需要分发。

（六）核发后的校内公文，均通过数字校园系统“公文处理”子系统进行发送。

第三十一条 涉及向外单位报送的公文，由公文起草单位按照收文单位要求负责报送。报送时限一般不超过5个工作日，如收文单位有明确要求的，按照相应要求报送。

第三十二条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十三条 需要归档的公文及有关材料，应根据有关档案法律法规和学校档案管理有关规定，及时收集齐全、整理归档。并于次年6月前将前一年文书档案移交学校档案馆。单位及个人不得私自保存应归档的公文、重要文稿等档案材料。

 

第七章  公文管理

第三十四条 学校应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十五条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十六条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

严禁在单位非涉密OA系统中处理涉密公文。严禁在不符合保密管理要求的计算机系统或者电子磁盘、光盘等移动存储介质中处理、存储、传输涉密公文。

涉密公文在解密前，其全文、摘要以及标题、发文字号、印发传达范围等均属于保密范畴，应按照保密要求管理。严禁擅自复印、销毁涉密文件。

第三十八条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。

第三十九条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十一条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理单位。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第八章  附  则

第四十二条  法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。学校外事方面的公文，依照外事主管单位的有关规定处理。

第四十三条 本办法由学校授权党政办公室负责解释。

第四十四条  本办法自发文之日起施行。